Arbeiten ohne Papier, das gehört in der TK schon lange zum Standard. Mit Laptop, Maus und Tastatur bewaffnet, sitzen die TKlerinnen und TKler an modularen Tischen und können sich in vielen Fällen von überall auf ihren Arbeitsplatz schalten – egal ob in Hamburg, Berlin, München oder Köln. Damit das so reibungslos funktioniert, braucht es eine ordentliche Vorarbeit.
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Hier wird die Post des Tages angeliefert (wir durften zwar selbst keine Fotos machen, das Team des Scanzentrums hat uns aber datenschutzkonforme Fotos zur Verfügung gestellt)
Hallen voller Papier: mehr als ein Mythos?
Größter Ausdruck dessen ist wohl das Scanzentrum in Hallbergmoos – ein geradezu mythischer Ort nahe München. Viele TK-Mitarbeitende haben noch nie von ihm gehört, andere glauben, dass es gigantische Hallen voll mit Papier sind. Als Digitalisierungsfachmann wollte ich mir ein genaueres Bild machen und sehen, welche Dimensionen es tatsächlich hat. Daher sind meine Kollegin Sandra Barnert und ich vor Ort gewesen, um zu schauen, welche Mythen wahr sind.
Die Post kommt kiloweise
Um 6.30 Uhr werden wir am Eingang des Scanzentrums willkommen geheißen. Es ist ein unscheinbarer Bürobau mit drei Stockwerken. Trotz unseres frühen Erscheinens haben wir die erste Fuhre Post verpasst; der Wagen kam heute etwas früher als erwartet. Nach einer kurzen Einweisung werden wir in die heiligen Hallen geführt. Ab jetzt heißt es: keine Fotos mehr – Datenschutz. Und schon im ersten Raum merkt man, dass Papier noch immer ein großer Bestandteil der Kommunikation zwischen Versicherten und der TK ist. Die Briefe und Pakete werden hier nicht in Stückzahl registriert, sondern in Kilo. An diesem Tag sind es gut 800.
Die Schlitzmaschine kann Briefe sekundenschnell öffnen
Mit diesen Scannern werden die Papiere händisch von den Mitarbeitenden gescannt.
An der Poststraßen-Insel werden die Papiere in Stapel sortiert.
Im Akkord werden die Kuverts gemessen, vorsortiert, abgepackt und zum „Aufschlitzen“ gebracht. Dafür gibt es sechs etwa tischgroße Maschinen, die in Sekundenschnelle Öffnungen in Briefe schlitzen. Eine besonders staubige Angelegenheit, weswegen die Mitarbeitenden hier auch öfter Masken tragen.
Danach wird wieder sortiert. Immer kleinteiliger werden die Stapel der Versicherten. Dieser Prozess geht über mehrere Stationen, in denen die Anliegen der Versicherten thematisch zugeordnet werden. Dann werden die Dokumente fürs Scannen vorbereitet, indem die Anliegen mit Trennblättern getrennt sortiert werden. Auch das ist nochmal eine händische Arbeit.
Das Scannen ist immer noch viel Handarbeit
Jetzt endlich geht es ans Scannen. Wer sich hier einen überlebensgroßen Scanner vorgestellt hat, der alle Papiere ohne Wenn und Aber schluckt, wird enttäuscht. Vielmehr sitzen die Mitarbeitenden des Scanzentrums an ihren Rechnern mit etwa druckergroßen Scannern. Auch hier werden die Dokumente noch einmal auf Richtigkeit geprüft, doppelseitige Papiere erkannt und Stapel erstellt, bevor sie dann endlich digital zur Verfügung stehen. Doch was passiert jetzt mit dem Papier? Das wird in ein Lager gebracht. Hier werden die Dokumente fünf Wochen gelagert, bis sie anschließend vernichtet werden.
Was für eine Reise – für uns, aber auch für jeden Brief, der von Versicherten an die TK geschickt wird. Und genauso wie wir darf ein Brief nur einen Tag im Scanzentrum bleiben. Dann sollte er bestenfalls bearbeitet sein und in digitaler Form bei den Kolleginnen und Kollegen in den Servicezentren liegen. Wir waren ganz schön beeindruckt von der Geschwindigkeit und der Genauigkeit, mit denen gearbeitet wurde. Und dabei habe ich noch die Bearbeitung von Dokumenten unterschlagen, die bei der TK als für den Computer unleserliche Scans oder Faxe ankommen. Denn auch hier wird noch mit dem geschulten Auge nachgearbeitet.
Dem Scanzentrum wird die Arbeit nicht ausgehen
Unsere Reise hat einmal mehr gezeigt: Im Bereich Digitalisierung gibt es noch viel zu tun. Viele Menschen sind noch sehr vertraut mit dem physischen Brief. Es ist unsere Aufgabe die nutzerfreundliche Digitalisierung im Gesundheitswesen voranzubringen – dann braucht es in Zukunft vielleicht auch gar keine Briefe mehr. Dafür müssen nicht zuletzt die politischen Vorgaben und Rahmenbedingungen stimmen. Trotzdem ist klar: Dem Scanzentrum wird so schnell die Arbeit nicht ausgehen. Denn obwohl die Papiermassen pro Versicherten weniger geworden sind, wächst die TK kontinuierlich. Und mit jeder und jedem neuen Versicherten kommt auch neues Papier nach Hallbergmoos.
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